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【シーン別】案内状の作り方まとめ｜便利なWEB招待状の活用方法も紹介します

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【シーン別】案内状の作り方まとめ｜便利なWEB招待状の活用方法も紹介します

結婚式やビジネスシーン、同窓会や謝恩会、普段の飲み会にも、誰かを招待したいイベントには招待状や案内状が必要です。

案内状はマナーを守り、文例を参考にしながら作成しましょう。

この記事はこんな人にオススメ！
  • 案内状を作成したい
  • 案内状の作り方が知りたい
  • 案内状にWEB招待状を使いたい

今回はこのような方に向けて、シーン別に案内状の作り方や、案内状を作成したいときに便利なWEB招待状サービスを紹介します。

案内状を作成したいという方は、ぜひ参考にしてください。

  1. 案内状の作り方
  2. 案内状の基本マナー
  3. 【シーン別】案内状の作り方まとめ
  4. さまざまな案内状に「WEB招待状」がおすすめな理由
  5. まとめ

案内状の作り方

案内状は、基本的には紙でつくるかWEBで作るかの2択。

紙で作った案内状は、多くの人に親しみがある一方で、返信するのが手間だったり作るのにお金がかかったりというデメリットがあります。

近年人気があるのが、WEBで作る案内状。

WEBで作る案内状とは、WEB上で案内状を作成し、そのURLを招待したい人に送付するというシステムです。

招待された側も、WEB上で出欠席を回答するだけなので手間がかかりません。

無料で案内状を作成できるようなサービスもあるため、紙と比べると費用の削減にもつながります。

まずは、紙の案内状にするのか、WEBで案内状を作るのかを決めましょう。

案内状の基本マナー

案内状は、たくさんの人の目に入るもの。

相手に失礼のないように、基本的なマナーを押さえましょう。

案内状の基本マナーは、以下の通りです。

案内状の基本マナー
  • 礼儀正しい文章を心がける
  • 案内文とは別に開催日時や場所を書く
  • 発送はイベントの2～3ヶ月前に
  • 封書で送る際はマナーに一層気を付ける

では、案内状の基本マナーをひとつずつ見ていきましょう。

礼儀正しい文章を心がける

案内状を送る相手とどんなに親しい仲であったとしても、案内状は礼儀正しい文章で書くのがマナー。

基本的なビジネス文書の構成を意識しながら、丁寧な言葉遣いと礼儀正しい文章で作成しましょう。

案内文とは別に開催日時や場所を書く

案内状を作成するときは、案内文とは別に開催日時や場所を書くのがマナー。

同封別紙で案内するのが望ましいですが、同じ書面の中に記載する場合は、開催日時や場所は案内文とは分けて記載するようにしましょう。

開催日時や場所と案内文を同じ書面の中に記載するときは「記」として後に書きます。

これを「記書き」といい、案内状のように要点を簡潔に伝えたいときに用いられます。

発送はイベントの2～3ヶ月前に

案内状は、案内したいイベントの2〜3ヶ月前には発送できるように準備します。

案内状を作るときは、返信の期日を1ヶ月前に設定するのが基本。

1ヶ月前に返信がほしいとなると、案内したいイベントの1ヶ月前には出欠席がわかるようにする必要があるのです。

そこから逆算すると、案内状は案内したいイベントの2〜3ヶ月前には発送するのがベスト。

  • ブラ美

    早めに発送すると都合をつけやすくなり、出席率がアップしますよ。

封書で送る際はマナーに一層気を付ける

案内状を封書で送る場合は、封書のマナーに気を付ける必要があります。

代表的な封書のマナーは、以下の通りです。

封書のマナー
  • 封筒の宛名面が案内状の表になるように封入する（郵送の場合）
  • 封筒の裏面が案内状になるように封入する（手渡しの場合）
  • 封筒と案内状の天地をそろえる
  • のり付け後にシールを貼って封をする（郵送の場合）
  • のり付けはせずにシールを貼って封をする（手渡しの場合）
  • 横書きなら右上、縦書きなら左上に切手を貼る

このほかに、封筒の書き方にもマナーがあります。

封筒に関するマナーがわからない場合は、手紙を送る際のマナーを参考にしましょう。

【シーン別】案内状の作り方まとめ

結婚式やビジネスシーン、同窓会など、案内状を作成するイベントによって、記載すべき項目や作り方が異なります。

どんな文章にすれば良いのかわからない場合は、文例も参考になるでしょう。

ここからは、シーン別に案内状の作り方を文例とともに紹介します。

結婚式

たくさんの人を招待する結婚式には、WEB招待状がおすすめ。

受け取った側も結婚式が楽しみになるような招待状が作れると良いですね。

結婚式にWEB招待状を利用するなら「ブラプラWEB招待状」が便利。

こちらの記事で使い方や実際に使ってみた感想を詳しく紹介しているので、結婚式の招待状にWEB招待状を採用したいという方は、ぜひ参考にしてください。

結婚式招待状（挨拶文）の文例

謹啓　○○の候（時候の挨拶）

皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます

このたび 私たち○○と○○は結婚式を挙げる運びとなりました

日ごろよりお世話になっている皆様にご報告とご挨拶もかねまして ○月○日○○にて結婚式を執り行います

ぜひご出席くださいますよう お願い申し上げます

敬白

ビジネス（イベント・展示会）

イベントや展示会など、人を「招待」するイベントが多いビジネスシーン。

ビジネスシーンにも、招待からゲスト管理までWEB上で一括管理できる、WEB招待状が便利です。

イベントやゴルフコンペにも、WEB招待状を賢く活用してゲストを招待しましょう。

ビジネスシーンでのWEB招待状の活用方法は、こちらの記事で詳しく紹介しています。

ビジネスシーンに使える案内状（ゴルフコンペ）の文例

○○回　○○杯ゴルフコンペ

みなさまいかがお過ごしでしょうか。

毎年恒例の「○○杯ゴルフコンペ」を下記の予定で開催するはこびとなりました。

春の陽気を感じながら、親睦を深められたら幸いに存じますゴルフ好きのみなさまに多数ご参加いただけますよう、心よりお願い申し上げます。

日時：2024年○月○日（○曜日）集合時間 AM8:00スタート
AM9:00場所：○○カントリークラブ 南コース
○○県○○市‥‥000-1234-5678

参加費用：プレーフィー15,000円/会費3,000円
※プレーフィーには昼食代を含みます
※会費には景品代・パーティー1ドリンク代を含みます
※プレーフィーにつきましては、各自フロントでお支払いください
※会費につきましては、当日受付にて申し受けます

集計方法：ダブルペリア方式

懇親会：プレー後に同クラブ内レストランにて、表彰式を兼ねた懇親会を予定しております
尚、出欠のご連絡は幹事山田まで、電話またはメールにてお知らせください。
申込締切は○月○日とさせていただきます。

申し込み後にキャンセルされる場合は、○月○日までにご連絡のほどお願いいたします。

多くの方のご参加をお待ちしております。

幹事：山田 太郎

TEL 000-1234-5678

メール aaaa@***.com

同窓会

同窓会の開催にも、案内状の作成が欠かせません。

同窓会の案内状としてWEB招待状を使う場合、会費を事前に集められる「事前決済機能」を使うことで、同窓会当日の会費のやり取りがなくなります。

WEB招待状を使った、同窓会の案内状の作成手順は、以下の記事で詳しく紹介しているので参考にしてください。

同窓会の案内状の文例

○○学校○○年度卒業生

同窓会のご案内

拝啓

少しずつ春の気配を感じる頃となりましたが、皆様におかれましては、ご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。

さて、私たちが母校○○学校を卒業してから、早○年が経ちました。

このたび、有志らの声がけにより、○○学校○○年度卒業生一同で同窓会を開催するはこびとなりました。
当日は、先生方も大勢おみえになりますので、ぜひ皆様お誘いあわせの上、ご出席をお願い申し上げます。
当日、お目にかかれることを楽しみにしております。

敬具

記

日時：令和○年○月○日○時〜
会場：○○ホテル　○○の間にて
会費：○○円（当日受付にて承ります）
幹事代表：○○
幹事代表連絡先：000-0000-0000

※準備の都合上、出欠を○月○日までに返信はがきにてお知らせください。

謝恩会

謝恩会とは、卒業生が先生に「感謝の気持ちを伝えるために開かれる会」のこと。

謝恩会は卒業生や保護者が企画し、先生を招待する形でおこなわれるのが基本で、招待にあたって案内状を作成する必要があります。

謝恩会の招待状は、誰が主催するのかと誰を招待するのかによって、文面が異なります。

詳しくは、こちらの記事で紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

小学校・中学校・高校の謝恩会案内状の文例

謝恩会のご案内

拝啓

少しずつ春の気配を感じる頃となりましたが、先生方におかれましては、ご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。

さて、○年間過ごしたこの学校を、三月○日をもって卒業することとなりました。

卒業を控え慌ただしい時期ではございますが、これまでお世話になった先生方をお招きし、下記の日程で謝恩会を予定しております。

ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご出席を心よりお待ち申し上げます。

敬具

記

日時：令和○年○月○日○時〜
場所：○○にて

食事会（忘年会・新年会）

忘年会や新年会など、食事会を開催するには出欠確認が必須。

参加人数が多ければ多いほど、出欠確認は大変な作業になるため、WEB招待状を便利に活用しましょう。

食事会の出欠を確認したい幹事の方は、以下の記事でWEB招待状の活用方法をチェックしてくださいね。

忘年会の案内状の文例

忘年会のご案内

今年も残すところわずかとなりました。

2024年も、毎年恒例の忘年会を下記の予定で開催するはこびとなりました。

来年に向けたさらなる飛躍への機会にできたら幸いに存じます。

ご多用とは存じますが、ぜひご参加いただけますよう心よりお願い申し上げます。

日時：2024年○月○日（○曜日）17:00～
場所：○○ホテル　○○の間にて
東京都渋谷区○○1-1-1
000-1234-5678
○○線○○駅下車徒歩○分（別途地図参照）
会費：○○円（当日受付にて承ります）

※準備の都合上、出欠を○月○日までに返信はがきにてお知らせください。
幹事：山田 太郎
TEL 000-1234-5678
メール aaaa@***.com

さまざまな案内状に「WEB招待状」がおすすめな理由

さまざまなシーンで必要になる案内状ですが、案内状には「WEB招待状サービス」がおすすめです。

WEB招待状とは、紙の招待状のかわりに招待用のWEBページを作成し、そのURLを送るという新しい招待状のシステムのこと。

結婚式の招待状として誕生したWEB招待状ですが、さまざまなイベントの招待に使うことも可能です。

WEB招待状には、以下のようにたくさんのメリットがあります。

WEB招待状のメリット
  • 簡単に作成できる
  • SNSやメッセージで簡単に送れる
  • 時間を短縮できる
  • ゲストが返信しやすい
  • 出欠管理が簡単
  • コストが安い
  • 招待状以外のサービスも充実している

メリットがたくさんあるからこそ、さまざまなイベントで便利に活用できるのが、WEB招待状の魅力です。

WEB招待状のメリット・デメリットについては、以下の記事で詳しく紹介しているので、参考にしてください。

まとめ

今回は、シーン別に案内状の作り方や、案内状を作成したいときに便利なWEB招待状サービスを紹介しました。

案内状には、WEB招待状サービスが便利。

WEB招待状を使って、さまざまなイベントの案内状を作成してみましょう。

「イベントの案内状を作りたい。」
「案内状にWEB招待状を使いたい。」

という方は、この記事を参考にしてくださいね。

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