講演会の案内状の作り方とWEB招待状の活用法【テンプレートあり】
専門家や著名人などを講師として招いておこなう講演会。
講演会をおこなうときは、その講演を聞いてくれる人（出席者）を集めることが大切です。
出席者を集めるためには、講演会に出席したくなるような案内状を作成しましょう。
- この記事はこんな人にオススメ！
-
- 講演会の案内状を作成したい
- 講演会の案内状の書き方が知りたい
- 講演会の案内状にWEB招待状を使いたい
今回はこのような方に向けて、講演会の案内状の作り方や、講演会の案内に便利なWEB招待状サービスを紹介します。
そのまま使える文例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
講演会の案内状に記載する内容
講演会の案内状では、誰を招いてどんな講演をしてもらうのかを、明確に記載することが大切。
案内状の書き方次第で、参加率アップにもつながります。
講演会の案内状に記載すべき内容は、以下の通りです。
- 講演会の案内状に記載する内容
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- 挨拶文
- 講演者
- 講演者の略歴
- 講演者の顔写真
- 講演テーマ（演題）
- 日時
- 場所
- 定員
- 出席費用
- 申し込みの方法
では、それぞれどんなことを記載するのか詳しく見ていきましょう。
挨拶文
挨拶文は、時候の挨拶からはじめます。
丁寧な文面で、講演会への出席をお願いしましょう。
講演者
講演者については、名前とふりがなを記載すると丁寧です。
講演者の略歴
講演会の参加率アップのために、案内状には講演者の略歴を書くようにしましょう。
略歴を書くことで、信頼できる講演者であることをアピールできます。
講演者の顔写真
講演者からOKが出れば、講演者の顔写真を載せるのも参加率アップに効果的です。
肖像権の観点から、顔写真を載せたい場合は必ず講演者に確認を取るようにします。
講演テーマ（演題）
講演会の案内状なので、講演テーマも欠かさずに記載しましょう。
演題がある場合は、その演題も記載します。
日時
日時は基本の情報なので、間違えないように記載しましょう。
開場時間と開演時間がある場合は、その両方を記載します。
場所
場所については、出席者が迷わないように詳しく記載する必要があります。
開催場所の名称や階数、住所とともに、地図も添付できると良いでしょう。
同じ紙に地図を載せられないときは「別紙の地図をご覧ください」と、別紙に誘導するのもおすすめです。
定員
会場や募集人数に定員がある場合は、その人数も記載します。
定員を記載することで、その講演会の規模がわかりやすくなります。
出席費用
出席費用がある場合は、その旨も記載しましょう。
無料の場合でも「出席費用：無料」と記載すると親切です。
申し込みの方法
出席に申し込みが必要な場合は、その方法と申し込みの締め切りを記載します。
案内状は、締め切りの2か月前（遅くとも1か月前）を目安に送付しましょう。
そのまま使える！講演会の案内状テンプレート
講演会の案内状は、講演者や講演のテーマについて詳しく書くことが大切。
どんな講演か詳しくわかる案内状にすることで、参加率アップにもつながるでしょう。
ここからは、講演会の案内状の文例を紹介します。
講演会の案内状
講演会のご案内
拝啓
春分の候、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび「（講演テーマ）」についての講演会を、下記の日程で開催するはこびとなりました。
○○先生（講演者）をお迎えし、（講演内容）についてご講演いただきます。
つきましては、万章お繰り合わせのうえ、ぜひともご出席を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時：2024年○月○日（○曜日）
会場時間 AM9:45
開演時間 AM10:00
場所：○○ホテル 3階 ○○の間
住所：東京都渋谷区○○1丁目1-1（別紙の地図をご覧ください）
講演者：○○ ○○
テーマ：「○○が環境にもたらす影響とは」
講演者略歴：昭和○年3月 ○○大学卒業
同年4月 ○○会社入社
昭和○年4月 営業本部長
平成○年4月 取締役 現在に至る
定員：100名
お申込みは、講演会受付番号（000-1234-5678）まで電話またはメールにてお知らせください。
申込締切は○月○日とさせていただきます。
多くの方のご参加をお待ちしております。
以上
講演会の案内状にはWEB招待状がおすすめ
講演会の案内状には、WEB招待状を使ってみてはいかがでしょうか。
WEB招待状とは、紙の招待状のかわりに招待用のWEBページを作成し、そのURLを送るという新しい招待状のシステムのこと。
結婚式の招待状として誕生したWEB招待状ですが、講演会の案内状に使うことも可能です。
では、WEB招待状について詳しく見ていきましょう。
WEB招待状のメリット
WEB招待状には、以下のようなメリットがあります。
- WEB招待状のメリット
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- 簡単に作成できる
- SNSやメッセージなどで簡単に送れる
- 時間を短縮できる
- 出欠の返信がしやすい
- 出欠管理が簡単
- コストが安い
- 事前決済機能で事前に会費を集められる
WEB招待状は、スマートフォンやパソコンさえあれば簡単に作成することが可能。
また、SNSやメッセージ、メールなどで簡単に送れるので、時間短縮につながります。
招待された側も、わざわざ郵送したり返信はがきを記入したりする必要がなく、出欠の返信がしやすいというメリットがあります。
招待する側は、ゲストからの返信を一括で管理し、WEB上で出欠管理を簡単におこなうことが可能。
また、WEB招待状は無料で作成できるサービスが多数あるため、コストが安いこともメリットだといえるでしょう。
事前決済機能を使うと、事前に会費を集めることも可能。
講演会で参加費を徴収したい場合、事前決済機能は便利な機能のひとつです。
WEB招待状の使い方
WEB招待状は、WEB招待状サービスに登録するところからはじめます。
WEB招待状サービスに登録してWEB招待状を作ったら、招待したい人にURLを送るだけ。
WEB招待状に入れるQRコードを生成し、紙の招待状にQRコードを貼り付けて送付するという方法もあります。
講演会の案内状で気を付けるポイント
講演会の案内状を作るときは、以下のポイントに気を付けましょう。
- 講演会の案内状で気を付けるポイント
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- 礼儀正しい文章を心がける
- 講演の内容（概要）を書く
- 講演者の情報を詳しく書く
では、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
礼儀正しい文章を心がける
どんな講演会であっても、案内状は礼儀正しい文章を心がけることが大切。
基本的なビジネス文書の構成を意識しながら、丁寧な言葉遣いと礼儀正しい文章で案内状を作成しましょう。
講演の内容（概要）を書く
講演会の案内状には、講演の内容を書くようにしましょう。
出席者が案内状を見るだけで、どのような公演をするのかがわかるようにします。
講演会の内容がわかる案内状であれば、出席者は出席することで得られる知識や考え方、出席するメリットをイメージすることが可能。
ブラ美
講演者に講演内容の確認を取りながら、案内状の作成を進められると良いですね。
講演者の情報を詳しく書く
講演会の案内には、講演者の情報を詳しく書くことも大切なポイント。
講演者の情報を書くことで、信頼できる講演であることのアピールにもつながります。
講演者の情報は、なるべく詳しくわかりやすく記載しましょう。
まとめ
今回は、講演会の案内状の作り方や、講演会の案内に便利なWEB招待状サービスを紹介しました。
講演会の案内状には、WEB招待状が便利。
WEB招待状を使って、講演会の案内状を作成してみましょう。
「講演会の案内状を作りたい。」
「講演会の案内状にWEB招待状を使いたい。」
という方は、この記事を参考にしてくださいね。
